Comment organiser un atelier B2B ?
Des lieux amusants, des activités pratiques et de nombreuses possibilités de collaboration sont les trois caractéristiques d’une journée d’équipe réussie. Mais que faut-il encore ? L’équipe les-seminaires.eu a fait quelques recherches.
L’organisation d’un atelier B2B ou d’une journée d’équipe peut être une tâche ardue, mais le fait de savoir exactement ce que vous voulez en retirer vous aidera à vous préparer à l’avance. Voici quelques conseils et astuces utiles pour commencer.
1. Clarifiez vos principaux objectifs
Que ce soit lors d’un séminaire entreprise, ou lors d’un événement BtoB, les ateliers ne sont pas nécessairement axés sur les résultats quantitatifs. Les objectifs peuvent être de mieux comprendre comment le travail des participants contribue aux résultats de l’entreprise, de générer de nouvelles idées de campagne pour les mois à venir ou de découvrir comment l’équipe peut mieux communiquer et travailler ensemble.
2. Choisissez le type d’atelier qui correspond le mieux à vos objectifs
Il existe généralement deux types d’ateliers BtoB:
Le premier sert à générer des idées autour des problèmes qui peuvent surgir au sein de votre entreprise, et est généralement utilisé pour développer la pensée créative. L’objectif est ici de fournir aux membres de l’équipe des techniques qu’ils peuvent retenir et utiliser dans leur travail quotidien.
Le second est basé sur la recherche d’idées créatives pour résoudre des problèmes existants. Cette approche exige des membres de l’équipe qu’ils soient plus disciplinés dans leur façon de se concentrer. Et l’accent est davantage mis sur la planification, l’engagement et le suivi des idées le lendemain. Cette méthode a tendance à fonctionner au mieux dans les organisations où les membres de l’équipe ne possèdent pas les compétences requises pour résoudre seuls les problèmes internes.
3. S’assurer que les équipes et les cadres supérieurs communiquent clairement leurs attentes
Les équipes attendent des cadres supérieurs qu’ils leur communiquent clairement les objectifs, ainsi que les avantages, et qu’ils leur expliquent comment cela va soutenir leur apprentissage et leur développement. Et les cadres supérieurs attendent de leurs équipes qu’elles leur disent clairement quels sont leurs besoins actuels en matière d’apprentissage et qu’elles identifient ce qu’elles veulent tirer de l’atelier.
Communiquer le bénéfice à l’équipe comme un investissement positif de l’employeur pour l’employé. Et veillez à ce qu’une journée complète hors du bureau soit pratique, compte tenu de la charge de travail actuelle, afin de réduire le risque que l’employé reste tard après l’atelier pour rattraper son retard. Si ce n’est pas pratique, l’atelier nuira à tout sentiment de positivité découlant de la session globale.
4. Définir clairement comment l’atelier sera structuré
Selon notre expérience, les gens aiment savoir exactement quel est le but de la session, ce qu’ils sont censés en retirer et comment la journée va être structurée (c’est-à-dire ce qui va se passer et quand). Évitez d’être théorique, car si les gens ont l’impression qu’on leur fait la leçon, ils vont se déconnecter. Veillez à ce que les informations soient pratiques et de taille réduite, afin que les tâches ne durent pas plus de 30 minutes. La durée optimale de chaque tâche est de 15 minutes et si vous respectez ce délai, les sessions se dérouleront plus facilement.
5. Choisissez un lieu éloigné de la routine
A l’instar des séminaires entreprise, il est plus avantageux d’organiser des ateliers hors site et loin du bureau. Les équipes ont tendance à tirer beaucoup plus de profit du jour où elles ont l’occasion de s’éloigner mentalement et physiquement du lieu de travail. L’année dernière, nous avons passé notre journée d’absence à la Metal Box Factory, près de London Bridge, où nous avons réservé une salle de réunion dans son espace de travail commun. Cela a permis à l’équipe de créer des liens et d’améliorer la façon dont elle communique avec les autres.
6. Pensez à sélectionner plusieurs intervenants
Il peut être contre-productif de faire courir une seule personne toute la journée. Il est bien plus important d’avoir un ordre du jour qui intègre un certain nombre d’intervenants différents et une grande variété de sessions, comme des séances de brainstorming et de feedback ou des exercices de team building. De plus, d’après mon expérience, il n’est pas essentiel d’avoir un speaker externe. Cependant, il est bon d’inviter des personnes très impliquées d’autres équipes à certains moments de la journée. Faites-leur partager leurs points de vue et offrez une variété de perspectives différentes sur des sujets pertinents.
7. Engagez l’équipe avec des activités pratiques
La meilleure façon de maintenir l’engagement des collaborateurs est de les diviser en petits groupes de trois ou quatre personnes et d’encourager un esprit ludique lorsqu’ils proposent des idées créatives. Il est important de s’assurer que tout le monde est impliqué et de limiter au maximum les interventions du responsable de l’atelier. Les ateliers et les journées d’absence des équipes doivent leur donner le sentiment de s’amuser.
Je recommande de faire quelque chose qui n’est pas strictement lié au travail, ou d’intégrer des sessions événementiel de team building et de break-out dans votre journée d’absence. Cela donne aux membres de l’équipe l’occasion de faire connaissance dans un cadre moins formel.
Faites également le lien entre le sujet que vous abordez et le rôle de chaque membre de l’équipe au sein de l’organisation. Expliquer comment cet atelier peut mieux les informer, leur apporter des avantages ou les aider à s’améliorer dans le cadre de leur rôle est une forme d’engagement direct. Et ayez un responsable à portée de main qui peut discuter avec le personnel et répondre aux questions au fur et à mesure qu’elles se posent ; cela réduira le risque que les gens oublient ou ne prennent pas la peine de donner suite à leurs questions pendant la session.
8. Limitez la taille des groupes à un maximum de huit personnes
D’après notre expérience, chez les-seminaires.eu, selon vos besoins et ceux de votre entreprise, vous pouvez avoir jusqu’à 24 participants, mais l’optimum est de six à huit participants. Si un groupe est trop nombreux, il devient plus difficile de faire du brainstorming, à moins de prévoir des séances en petits groupes pour permettre à des sous-groupes plus restreints de s’engager.
9. Distribuez des fiches retour d’information après l’événement pour assurer le suivi des idées
Une fois l’atelier terminé, distribuez une carte demandant au personnel de donner son avis – en bref – sur ce qui a bien fonctionné et sur ce qui pourrait être amélioré. Et faites suivre cette fiche d’une autre session la semaine ou le mois suivant pour récapituler les changements et les actions entreprises par l’équipe à la suite des idées générées le jour même.